Der Karton voller Quittungen, das Postfach mit Eingangsrechnungen, der Tankbeleg im Handschuhfach: In kleinen Unternehmen bleibt die Belegerfassung oft am Chef hängen, abends, am Wochenende, kurz vor der Abgabefrist. Der erste Schritt aus diesem Kreislauf ist ein fester Ort für jeden Beleg, der zweite, dass niemand mehr jeden Betrag abtippen muss.
Im Bereich Finanzen laden Sie Eingangsrechnungen und Auslagen als PDF oder Foto hoch. Das Original legt die Plattform automatisch in die Ablage, und Okto liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und die Beträge je Steuersatz aus. Er füllt dabei nur Felder, die noch leer sind, was Sie schon eingetragen haben, bleibt. Sie prüfen und kontieren vor, mit Kategorie, Steuerfall und Konto nach SKR03 oder SKR04. Bar bezahlte Belege erscheinen im Kassenbuch, und an Ihr Steuerbüro gehen alle Belege mit dem DATEV-Export.
Ehrlich gesagt: Gebucht wird weiter bei Ihrem Steuerbüro, ein eigenes Hauptbuch ist in Planung. Fotos und Scans ohne Textebene liest Okto aus, in der Volltextsuche der Ablage tauchen sie aber noch nicht auf. E-Mail-Anhänge legen Sie heute in der Ablage ab, direkt in den Einkauf übernehmen lassen sie sich noch nicht. Was schon zählt: keine Zettelwirtschaft mehr, kein Abtippen, und jeder Beleg liegt auffindbar an einem Ort. Testen Sie es kostenlos oder stellen Sie eine unverbindliche Anfrage.