Persönliche Begleitung: als Option in Vorbereitung
Die Technik ist der einfache Teil. Die Veränderung führen wir gemeinsam.
Digitale Mitarbeiter scheitern selten an der Technik, sie scheitern, wenn das Team nicht mitgenommen wird. Deshalb bereiten wir die begleitete Einführung als separat buchbare Option vor: Ein persönlicher Kurator versteht erst, wie Ihr Betrieb wirklich arbeitet, und führt dann Menschen und Prozesse Schritt für Schritt in die neue Arbeitsteilung. Bis dahin starten Sie selbst mit 30 Tagen kostenlos, und bei Fragen hilft Ihnen unser Team persönlich.
Die Einführung in fünf Phasen
- Phase 1 · Woche 1
Verstehen, wie es bei Ihnen wirklich läuft
Ihr Kurator nimmt Ihre 3–5 zeitintensivsten Routineprozesse auf, im Gespräch mit der Führung UND mit den Menschen, die die Arbeit täglich machen. Denn jeder Betrieb hat zwei Versionen jedes Prozesses: wie er laufen sollte und wie er wirklich läuft. Okto wird auf die Wirklichkeit aufgesetzt, nicht auf das Wunschbild.
- Phase 2 · Woche 1–2
Ihr Team mitnehmen, bevor der Flurfunk es tut
In einem gemeinsamen Termin erklärt der Kurator, was Okto übernimmt und was ausdrücklich nicht: Routine geht an den digitalen Mitarbeiter, Kundenkontakt, Fachurteil und Entscheidungen bleiben bei Ihren Leuten. Die Job-Frage wird offen angesprochen, nicht ausgesessen. Eine Person aus dem Team wird „Champion" und begleitet die Einführung von innen.
- Phase 3 · Woche 2–4
Ein Pilot-Prozess, ein sichtbarer Erfolg
Wir starten bewusst mit einem einzigen Prozess, hoher Nutzen, geringes Risiko, messbar. Vorher wird gemessen (Stunden, Liegezeiten, Fehler), dann übernimmt der digitale Mitarbeiter unter enger Kurator-Aufsicht. Nach einigen Wochen vergleichen Sie schwarz auf weiß mit Ihren eigenen Vorher-Zahlen, was sich verändert hat, und entscheiden danach, wie es weitergeht.
- Phase 4 · Monat 2–3
Schritt für Schritt ausrollen, nie alles auf einmal
Der nächste Skill startet erst, wenn der vorherige rund läuft. Jede Einweisung dauert etwa 15 Minuten: Okto einen Auftrag geben, eine E-Mail oder Datei beilegen, das Ergebnis prüfen und freigeben, mehr müssen Ihre Leute nicht lernen. Und für jede frei werdende Stunde wird benannt, welche wertvollere Aufgabe die Person stattdessen übernimmt.
- Phase 5 · ab Monat 3
Verankern und wachsen
Im monatlichen Rhythmus schauen Sie mit Ihrem Kurator auf das Mitarbeiter-Assessment: Was leisten die virtuellen Angestellten, wo hakt es, welchen Prozess geben Sie als Nächstes ab? So wird aus einem Projekt eine Betriebsroutine, und aus der Frage „wen stellen wir ein?" wird die bessere Frage: „Muss das ein Mensch machen?"
Was Teams bewegt, ehrliche Antworten
„Nimmt die KI meinem Team die Jobs weg?"
Okto übernimmt Routine, die heute qualifizierte Leute aufhält: Angebots- und Rechnungsentwürfe anlegen, Termine eintragen, Unterlagen ablegen, E-Mails zusammenfassen. Ihr Team gewinnt Zeit für das, was Kunden bezahlen. Was jede Person mit der gewonnenen Zeit übernimmt, legen Sie in der Einführung ausdrücklich fest.
„Wir haben schon oft Software gekauft, die keiner nutzt."
Zu Recht skeptisch: Software scheitert, wenn niemand die Einführung führt. Deshalb bereiten wir statt Zugang und viel Glück eine begleitete Einführung in fünf Phasen vor, mit Pilot, Vorher-Nachher-Messung und festem Ansprechpartner.
„Was, wenn die KI Fehler macht?"
Sie wird, deshalb entscheidet bei uns immer ein Mensch: Okto schlägt vor, festgeschrieben und versendet wird nur mit Ihrem Klick, gelöscht nur auf Ihren ausdrücklichen Auftrag, und jeder Einsatz steht im Verlauf. Der faire Vergleichsmaßstab ist übrigens nicht Perfektion, sondern der ermüdete Mensch am Freitagnachmittag.
„Und unsere Daten?"
Plattform und Ablage liegen auf Servern in Deutschland, den Auftragsverarbeitungsvertrag schließen Sie beim Start ab. Für KI-Anfragen arbeiten wir mit KI-Anbietern zusammen, auch mit Sitz in den USA. Deshalb werden vor jeder KI-Anfrage in Texten E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBANs und Anschriften durch Platzhalter ersetzt, bekannte Kontaktnamen durch Kundennummern, soweit sie automatisch erkannt werden. Scans, Fotos und Belege, die Okto auslesen soll, gehen unverändert an die KI. Details stehen öffentlich in unserer Datenschutzerklärung, zeigen statt behaupten.
Die vollständige Datenschutzerklärung finden Sie unter /datenschutz.
Der erste Schritt kostet nichts
Stellen Sie eine unverbindliche Anfrage, ein Mensch aus unserem Team meldet sich, hört zu, wie es bei Ihnen läuft, und schlägt einen passenden Pilot-Prozess vor. Ohne Verpflichtung, ohne Vorkenntnisse.