Verwaltung automatisieren, in jeder Branche
Anfragen, Fristen, Unterlagen und Rechnungen gibt es in jedem Betrieb. Was sich unterscheidet, sind die Vorgänge dahinter. Darum bringt jedes Startpaket Ordner, Vorlagen, einen Leistungskatalog und Ablauf-Vorlagen mit, die zur Branche passen, und Okto kennt die Begriffe Ihres Gewerbes.
Sieben Branchen, sieben Startpakete
Für diese Branchen gibt es heute ein eigenes Startpaket. Jede Seite zeigt typische Vorgänge, so wie die Plattform sie abbildet, das Startpaket mit seinen echten Ordnern und Vorlagen, die Rollen im Betrieb und eine ehrliche Grenze.
Gebäudereinigung
Ihr KI-Mitarbeiter für die Gebäudereinigung
Objekte mit Reinigungsplan, Einsätze mit QR-Nachweis und Kundenbericht, Reklamationen als Ticket. Reinigungskräfte arbeiten im Einsatz-Modus mit Betriebscode und PIN, auch ohne Netz.
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Handwerk
Ihr KI-Mitarbeiter für den Handwerksbetrieb
Anfrage, Angebot, Auftrag als Ablauf bis zur Schlussrechnung, ein Ordner je Baustelle, Abnahmeprotokoll mit Unterschrift, Mängelanzeigen mit Fristen. Für Elektro, Sanitär und Heizung, Maler, Tischler, Dachdecker.
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Immobilien & Verwaltung
Ihr KI-Mitarbeiter für die Hausverwaltung
Schadensmeldungen als Ablauf mit Fristen, Mieterwechsel mit Übergabeprotokoll, Eigentümerversammlung vorbereiten, ein Ordner je Objekt. Für WEG- und Mietverwaltung; Makler, Bauträger und Bestandshalter haben eigene Pakete.
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Agentur & Marketing
Ihr KI-Mitarbeiter für die Agentur
Kampagnen als Ablauf vom Briefing bis zur Rechnung, Korrekturschleifen mit schriftlicher Freigabe, Bildrechte und Lizenzen je Projekt, Monatsberichte für Betreuungskunden. Für Werbe-, Web- und Social-Media-Agenturen.
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IT & Software
Ihr KI-Mitarbeiter für IT-Dienstleister und Softwarehäuser
Supportfälle und Wartungsfenster als Ablauf, Projekte vom Kickoff bis zur Abnahme, Lizenzen und Verträge je Kunde, Dokumentation ohne Zugangsdaten. Für Systemhäuser, Entwickler und IT-Support.
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Beratung & Coaching
Ihr KI-Mitarbeiter für Beratung und Coaching
Mandate als Ablauf vom Erstgespräch bis zum Abschlussbericht, Workshops vor- und nachbereiten, Protokolle als Entwurf, Reisekosten per Foto. Für Unternehmensberatung, Coaching, Training und Interim-Management.
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Handel & E-Commerce
Ihr KI-Mitarbeiter für Handel und E-Commerce
Reklamationen und Retouren als Ablauf mit Rechnungskorrektur, Nachbestellungen mit Lieferschein und Eingangsrechnung, Inventur zum Stichtag, Angebote und Rechnungen für Geschäftskunden. Für Laden, Onlineshop und Großhandel.
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Alle anderen Branchen
Steuerkanzlei, Physiotherapie, Fahrschule, Pflegedienst? Alle anderen Branchen starten mit dem allgemeinen Paket: Unternehmen mit Registerauszügen, Website-Check, Verfahrensdokumentation und Verträgen, Objekte, Angebote & Aufträge, Finanzen mit Ausgangs- und Eingangsrechnungen je Jahr, Korrespondenz, Personal und Vorlagen, dazu die Ablauf-Vorlagen Kunden-Onboarding, Angebot nachfassen, Dokumenten-Freigabe und Monatsabschluss Buchhaltung. Beim Start recherchiert Okto, was Ihr Betrieb tut, und baut die Ablage danach auf Zuruf um.
Was Okto überall übernimmt
Vier Dinge sind in jedem Startpaket gleich, weil sie in jedem Betrieb anfallen.
Aus der E-Mail wird ein Ablauf
An jeder E-Mail fasst Okto auf Knopfdruck zusammen, erkennt Reklamation, Angebot, Kündigung, Rechnung oder Termin und legt auf Ihren Klick den Ablauf mit Schritten, Fristen und Zuständigen an.
Ein Ordner je Objekt, Kunde oder Projekt
Die Ablage steht ab dem ersten Tag, mit Aufbewahrungsfristen, Volltextsuche und einem Unterordner, der beim Anlegen eines Objekts oder Projekts automatisch entsteht.
Angebot und Rechnung aus dem Katalog
Mit Skonto und Mahnstufen, Nummern lückenlos beim Festschreiben, im eigenen Belegdesign oder mit einer der fünf Standardvorlagen Klassisch, Modern, Minimal, Handwerk und Kanzlei. Jede Rechnung wird dabei zur E-Rechnung, für Behörden als XRechnung.
Okto bereitet vor, Sie entscheiden
Zusammenfassen, vorschlagen, Entwürfe anlegen, Routine erledigen: Festschreiben, Versenden und Löschen bleiben beim Menschen. Texte werden vor jeder KI-Anfrage anonymisiert, Hosting in Deutschland.
Häufige Fragen aus allen Branchen
Was ist, wenn meine Branche nicht dabei ist?
Dann starten Sie mit dem allgemeinen Paket: Ordner für Unternehmen, Objekte, Angebote & Aufträge, Finanzen, Korrespondenz, Personal und Vorlagen, dazu die Ablauf-Vorlagen Kunden-Onboarding, Angebot nachfassen, Dokumenten-Freigabe und Monatsabschluss Buchhaltung. Okto recherchiert beim Start, was Ihr Betrieb tut, und baut die Ablage auf Zuruf um: Ordner umbenennen, verschieben, Dateien einsortieren.
Kann ich das Startpaket später ändern?
Die Ablage ist ein Entwurf. Nach dem Start sagen Sie Okto, was Sie nicht brauchen oder anders wollen, und er benennt Ordner um, verschiebt sie oder sortiert Dateien ein. In den Papierkorb kommt nichts direkt: Okto legt einen Vorschlag vor, den Inhaber oder Büro bestätigen, und Einträge im Papierkorb lassen sich 30 Tage lang wiederherstellen.
Kostet ein Startpaket extra?
Nein. Das Startpaket gehört zum Start dazu; der Preis hängt am Paket: Starter 89 €, Plus 159 €, Pro 399 € netto im Monat, monatlich kündbar. Die Testphase läuft 30 Tage ohne Zahlungsdaten und endet von selbst.
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30 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten, endet automatisch.