Ihr KI-Mitarbeiter für die Agentur
Briefings, Korrekturschleifen, Freigaben und Monatsberichte fressen die Zeit, die für Kreation fehlt. Okto fasst Kunden-E-Mails zusammen, führt Kampagnen als Ablauf mit Fristen, hält Freigaben und Lizenzen nachweisbar fest und setzt Angebote und Rechnungen auf. Freigegeben und versendet wird von Ihnen.
Was erledigt Okto in einer Agentur?
Vier Beispiele aus Werbe-, Web- und Social-Media-Agenturen, so wie die Plattform sie heute abbildet.
Kampagne vom Briefing bis zur Rechnung
Die Vorlage „Kampagne umsetzen“ legt sieben Schritte an: Briefing aufnehmen, Konzept und Zeitplan, Konzeptfreigabe, Produktion, Endabnahme, Start, Rechnung. Das Kreativ-Briefing aus den Vorlagen hängt am ersten Schritt, jedes Teammitglied sieht in „Meine Schritte“, was bis wann dran ist, und der Zeitplan steht im Kalender.
Briefing → Ablauf → Freigabe → Rechnung
Korrekturschleife mit schriftlicher Freigabe
„Kundenfreigabe einholen“ führt den Entwurf durch interne Prüfung, Versand mit Rückmeldefrist, Korrekturwünsche, Einarbeitung und die schriftliche Bestätigung mit dem Freigabeprotokoll. Die freigegebene Fassung liegt im Ordner Freigaben, als Nachweis, was wann abgenommen wurde, falls es später Diskussionen gibt.
Entwurf → Ablauf → Freigabeprotokoll → Ablage
Kunden-E-Mail mit fünf Änderungswünschen
An der E-Mail fasst Okto auf Knopfdruck zusammen, welche Änderungen gewünscht sind und bis wann, entwirft die Antwort und formuliert daraus Aufgaben für den Ablauf. Sie prüfen und senden; Okto sendet nie selbst. Anhänge wandern in den Kundenordner, und der Vorgang bleibt in der Zeitlinie nachvollziehbar.
E-Mail → Zusammenfassung → Aufgabe → Antwort
Monatsbericht und Monatsrechnung für Betreuungskunden
Die Vorlage „Monatsbericht an den Kunden“ führt durch Zahlen sammeln, Bericht erstellen, intern prüfen, senden, besprechen und den nächsten Monat planen. Die Rechnung für die Social-Media-Betreuung je Monat oder die Stunden für Konzeption, Grafik, Text und Web kommt aus dem Katalog, duplizieren aus dem Vormonat inklusive, und wird beim Festschreiben zur E-Rechnung.
Ablauf → Bericht → Rechnung → E-Rechnung
Welches Startpaket bekommt eine Agentur?
Beim Start wählen Sie den Chip „Agentur & Marketing“ oder tippen ein, was Sie tun, etwa Werbeagentur, Webdesign oder Social Media. Okto legt die Ablage für eine Agentur an. Alles ist ein Entwurf, den Sie auf Zuruf umbauen lassen.
Ordner der Ablage
Unternehmen (Registerauszüge, Website-Check, Verfahrensdokumentation, Verträge), Kundenprojekte mit einem Unterordner je Kunde oder Projekt für Briefings, Entwürfe und Abstimmungen, Angebote & Aufträge, Finanzen mit Ausgangs- und Eingangsrechnungen je Jahr und Belege & Quittungen, Kampagnen & Content für Kampagnen- und Redaktionspläne, Texte, Entwürfe und Bildmaterial, Freigaben, Bildrechte & Lizenzen mit Angabe, für welches Projekt, Personal (für Mitarbeiterkonten nicht sichtbar) und Vorlagen.
Startdateien und Leistungskatalog
Kreativ-Briefing, Freigabeprotokoll (Kunde) und Kampagnen- und Redaktionsplan liegen im Ordner Vorlagen; das Firmenprofil schreibt Okto. Der Leistungskatalog startet mit Konzeption & Strategie, Grafikdesign, Text & Redaktion, Webdesign & Umsetzung, Social-Media-Betreuung je Monat und Projektmanagement & Abstimmung; die Preise tragen Sie selbst ein.
Abläufe als Vorlage
Kampagne umsetzen, Kundenfreigabe einholen und Monatsbericht an den Kunden, dazu die allgemeinen Vorlagen Kunden-Onboarding, Angebot nachfassen, Dokumenten-Freigabe und Monatsabschluss Buchhaltung. Jede Vorlage bringt Schritte mit Fristen mit, die Sie je Projekt anpassen.
Rollen im Betrieb
Der Inhaber verwaltet Paket und Team. Das Büro oder die Projektleitung schreibt Angebote und Rechnungen und pflegt Kunden und Ablage. Mitarbeiterkonten sehen ihre Projekte, Schritte und Unterlagen, nicht die Personalakten. Starter enthält 2 Zugänge, Plus 5, Pro 10; jeder weitere kostet 19 €, 15 € bzw. 12 € im Monat.
Skills, die in der Agentur am meisten bringen
An jedem Skill steht, was heute verfügbar ist und was noch nicht. Alle 31 Skills finden Sie bei den virtuellen Angestellten.
Vertrieb & Marketing
Texte für Website & Social Media
Entwürfe in Ihrem Ton aus Ihrem Briefing, veröffentlicht wird von Ihnen.
Vertrieb & Marketing
Angebote & Nachfassen
Angebote aus dem Katalog, Nachfassen als Ablauf mit Frist: heute verfügbar.
Vertrieb & Marketing
CRM-Pflege & Wiedervorlagen
Kundenkartei mit Verlauf, Wiedervorlagen im Cockpit.
Virtueller Buchhalter
Rechnungsstellung & Zahlungserinnerungen
Monatsrechnungen, Skonto, Mahnstufen, E-Rechnung.
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Gemacht für Betriebe, in denen …
- Agenturen und Studios mit wenigen Leuten, in denen Projektleitung und Buchhaltung nebenbei laufen.
- Freigaben und Bildrechte nachweisbar sein müssen.
- Kundenkommunikation heute über volle Postfächer und Chat-Verläufe läuft.
- Die Inhaberin oder der Inhaber entscheidet, was zum Kunden geht.
Nicht gedacht als …
- Ersatz für Design-, Projektmanagement- oder Zeiterfassungs-Tools mit Boards und Budgets; die Plattform führt Projekte als Ablauf mit Schritten und Fristen.
- Automatisches Posten oder Versenden: Texte für Website und Social Media entwirft Okto, veröffentlicht wird von Ihnen.
- Rechtsberatung zu Urheber- oder Markenrecht.
Häufige Fragen aus der Agentur
Schreibt Okto Texte für unsere Kunden?
Okto entwirft Texte für Website, Social Media und E-Mails aus Ihrem Briefing, in Ihrem Ton, und hält sich an die Unterlagen, die Sie ihm geben. Was er schreibt, ist als KI-Ergebnis gekennzeichnet, und veröffentlicht oder versendet wird nur, was ein Mensch freigegeben hat.
Wie halten wir Kundenfreigaben nachweisbar fest?
Mit dem Ablauf „Kundenfreigabe einholen“ und dem Freigabeprotokoll aus den Vorlagen. Die bestätigte Fassung liegt im Ordner Freigaben mit Datum, Aufbewahrungsfrist und Verlauf; jede Änderung steht in der Zeitlinie. Bildrechte und Lizenzen legen Sie mit dem Projektbezug im Ordner Bildrechte & Lizenzen ab.
Was kostet die Plattform für eine Agentur?
Starter kostet 89 € netto im Monat mit 2 Zugängen, Plus 159 € mit 5 Zugängen, Pro 399 € mit 10 Zugängen; jeder weitere Zugang kostet 19 €, 15 € bzw. 12 € im Monat. Alle Pakete sind monatlich kündbar, die Testphase läuft 30 Tage ohne Zahlungsdaten und endet von selbst. Energie, die Arbeitszeit von Okto, ist enthalten: 890 Energie im Monat in Starter, 1.749 in Plus und 4.589 in Pro; was nicht verbraucht wird, bleibt im Guthaben. Ab Plus arbeitet Okto an drei Aufträgen gleichzeitig, in Pro an fünf.
Dürfen wir Kundendaten in eine KI geben?
Die Plattform ist so gebaut, dass Ihr Team mit einer gemeinsamen KI im Arbeitsplatz arbeitet statt mit privaten KI-Konten, mit Rollen und Rechten und mit einem Verlauf, der zeigt, wofür Okto genutzt wurde. Website, Plattform, Datenbank und Ablage liegen bei einem Anbieter in Deutschland. Ab Werk werden vor jeder KI-Anfrage in Texten E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBANs und Anschriften durch Platzhalter ersetzt, soweit sie automatisch erkannt werden; Scans, Fotos und Belege, die Okto auslesen soll, gehen unverändert an die KI. Für KI-Anfragen arbeitet der Anbieter mit KI-Anbietern zusammen, auch mit Sitz in den USA. Den Auftragsverarbeitungsvertrag schließen Sie direkt beim Start ab; Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.
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