Ihr KI-Mitarbeiter für die Gebäudereinigung
Objekte, Reinigungspläne, Einsätze, Reklamationen und Rechnungen: Okto übernimmt die Verwaltung dahinter, vom Posteingang bis zum festgeschriebenen Beleg. Vor Ort arbeiten Ihre Reinigungskräfte im Einsatz-Modus; was zum Kunden geht, geben Sie frei.
Was erledigt Okto in einem Reinigungsbetrieb?
Vier Beispiele, so wie die Plattform sie heute abbildet. Jeder Vorgang wandert durch den Betrieb, ohne dass etwas doppelt getippt wird oder verloren geht.
Reklamation per E-Mail
Ein Kunde meldet, dass das Treppenhaus nicht gereinigt wurde. Sie klicken an der E-Mail auf „Ablauf anlegen“: Okto erkennt die Reklamation, belegt Kunde und Objekt vor und schlägt die Schritte aus der Vorlage „Reklamation bearbeiten“ vor: aufnehmen und bestätigen, vor Ort prüfen, Nachbesserung, Rückmeldung. Die Nachbesserung planen Sie als Einsatz am Objekt ein; die Fotos landen im Objektordner.
E-Mail → Ablauf → Einsatz → Ablage → Rückmeldung
Neues Objekt vom Zuschlag bis zur ersten Reinigung
Die Vorlage „Neues Reinigungsobjekt einrichten“ führt in sechs Schritten von der Objektbegehung über Leistungsverzeichnis und Reinigungsplan, Personal einweisen, Material und Schlüssel übergeben bis zur bestätigten Übergabe. Das Objekt legen Sie am Kunden an, der Ordner dafür entsteht automatisch, und der Reinigungsplan kommt aus der Vorlage mit Räumen, Tätigkeiten und Intervallen.
Angebot → Ablauf → Objekt mit Plan → Serie
Der tägliche Einsatz, auch ohne Netz
Ihre Reinigungskraft meldet sich im Einsatz-Modus mit Betriebscode und PIN an, startet den Einsatz per QR-Code am Objekt, hakt Räume und Tätigkeiten ab, macht Nachher-Fotos und meldet Mängel. Funkloch im Keller? Die Änderungen warten auf dem Gerät und gehen später raus. Im Büro sehen Sie in der Einsatzzentrale „Heute“ Fortschritt, Zeiten und Verspätungen.
QR-Start → Räume abhaken → Foto → Bericht
Kundenbericht und Monatsrechnung
Nach dem Einsatz entsteht ein Berichtsentwurf mit Räumen, Zeiten, Notizen und Fotos, soweit der Kunde Fotos erlaubt hat. Sie prüfen, schalten Einträge aus und senden den Bericht als Link; der Kunde bestätigt mit Daumen hoch oder reklamiert, und daraus entsteht ein Ticket. Die Rechnung schreiben Sie aus Ihrem Leistungskatalog, etwa Unterhaltsreinigung je Quadratmeter oder Treppenhausreinigung pauschal; beim Festschreiben wird sie zur E-Rechnung.
Einsatz → Bericht → Daumen hoch → Rechnung
Welches Startpaket bekommt ein Reinigungsbetrieb?
Beim Start tippen Sie „Gebäudereinigung“ in das Feld „Oder eigene Branche eintippen“, einen eigenen Chip gibt es dafür nicht. Okto erkennt das Stichwort, legt die Ablage für ein Reinigungsunternehmen an und stellt das Einsatzmodul auf die Sprache der Reinigung um: Objekt, Raum, Reinigung. Alles ist ein Entwurf: Was Sie nicht brauchen, benennt Okto auf Zuruf um oder verschiebt es.
Ordner der Ablage
Unternehmen (Registerauszüge, Website-Check, Verfahrensdokumentation, Versicherungen), Objekte mit einem Unterordner je Reinigungsobjekt, Angebote & Aufträge, Finanzen mit Ausgangs- und Eingangsrechnungen je Jahr sowie Belege & Quittungen, Reinigungsprotokolle, Qualitätssicherung, Arbeitsschutz & Sicherheitsdatenblätter, Personal (nicht für Objektleiter) und Vorlagen. Aufbewahrungsfristen laufen automatisch mit.
Startdateien und Leistungskatalog
Im Ordner Vorlagen liegen ein Reinigungsprotokoll, eine Objektübergabe-Checkliste und eine Inventarliste für Reinigungsmittel; das Firmenprofil schreibt Okto aus Ihren Angaben. Der Leistungskatalog startet mit Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, Grundreinigung, Sonderreinigung und Treppenhausreinigung, die Preise tragen Sie selbst ein.
Abläufe als Vorlage
Neues Reinigungsobjekt einrichten, Qualitätskontrolle vor Ort und Reklamation bearbeiten, dazu die allgemeinen Vorlagen Kunden-Onboarding, Angebot nachfassen, Dokumenten-Freigabe und Monatsabschluss Buchhaltung. Jede Vorlage bringt Schritte mit Fristen mit, die Sie je Vorgang anpassen.
Rollen im Betrieb
Der Inhaber verwaltet Paket, Einsatzkräfte, PIN und Betriebscode. Das Büro plant Einsätze, prüft Berichte und schreibt Rechnungen. Der Objektleiter sieht seine Objekte, Einsätze und Tickets, aber keine Personalakten. Reinigungskräfte arbeiten mit einem Einsatz-Zugang nur im Einsatz-Modus, ohne E-Mail und Passwort, in Deutsch, Englisch, Spanisch, Türkisch, Polnisch, Rumänisch oder Ukrainisch.
Das Einsatzmodul: Büro, Objekt und Kunde
Für Betriebe, deren Leute draußen bei Kunden arbeiten. Die erste Branchenvorlage ist die Gebäudereinigung: Objekte mit Räumen und Reinigungsplan, Einsätze je Tag oder als Serie, Nachweis per QR-Code.
Im Büro
Objekte mit den Stammdaten, die die Einsatzkraft vor Ort braucht: Ansprechperson, Schlüssel, Materialschrank, Besonderheiten, Foto-Regel. Der Reinigungsplan kommt aus der Vorlage mit Räumen wie Büro, Sanitär, Küche, Flur und Besprechung und Tätigkeiten mit Intervallen von täglich bis quartalsweise. Einsätze planen Sie je Tag oder als Serie; Verspätungen und Meldungen kommen als Glocke. Okto plant mit: „Plane morgen einen Einsatz für die Kita von 8 bis 10 Uhr“, eingeplant wird nach Ihrer Bestätigung.
Vor Ort
Anmeldung mit Betriebscode und PIN, Start per QR-Code am Objekt, Standort nur als Hinweis, nie als Sperre. Räume abhaken, Notizen, Nachher-Foto, Mangel melden, am Ende die Unterschrift des Kunden. Der Alarmcode erscheint nur im laufenden Einsatz, und jeder Abruf steht im Protokoll. Zugeteilte Einsatzkräfte bekommen eine Nachricht aufs Handy.
Beim Kunden und in der Auswertung
Der Kundenbericht geht als Link, 30 Tage gültig und jederzeit widerrufbar, oder als PDF in den Objektordner. Tickets haben Nummer, Art, Priorität, Zuständigen und Frist; „Nachbesserung einplanen“ legt den Einsatz an. Die Auswertung zeigt je Objekt und Einsatzkraft Einsätze, Daumen hoch und runter, Reklamationen, Verspätungen und Arbeitszeit; Zeiten gehen als CSV oder PDF ans Lohnbüro.
Skills, die in der Gebäudereinigung am meisten bringen
An jedem Skill steht, was heute verfügbar ist und was noch nicht. Alle 31 Skills finden Sie bei den virtuellen Angestellten.
Virtueller Büroleiter
Dokumentenmanagement
Ein Ordner je Objekt, Aufbewahrungsfristen, Volltextsuche: heute verfügbar.
Virtueller Büroleiter
E-Mail-Postfach & Antwortentwürfe
Postfach verbinden, Reklamationen zusammenfassen, Antworten entwerfen, Abläufe planen lassen.
Virtueller Buchhalter
Rechnungsstellung & Zahlungserinnerungen
Monatsrechnungen aus dem Katalog, Skonto, Mahnstufen, E-Rechnung.
Personal-Assistent
Zeiterfassung
Arbeitszeiten aus Start und Ende der Einsätze, als CSV oder PDF fürs Lohnbüro.
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Gemacht für Betriebe, in denen …
- Reinigungskräfte draußen bei Kunden arbeiten und das Büro wissen will, was heute erledigt ist.
- Objekte, Reklamationen und Nachweise bisher über Zettel, Telefon und Chat-Gruppen laufen.
- Berichte, Protokolle und Rechnungen Zeit kosten, die auf der Fläche fehlt.
- Inhaber oder Büro das letzte Wort behalten wollen, bevor etwas zum Kunden geht.
Nicht gedacht als …
- Ersatz für Lohnabrechnung oder Tourenplanung mit Routenoptimierung; Arbeitszeiten gehen als CSV oder PDF ans Lohnbüro.
- Automatische Antworten an Kunden: Okto entwirft, ein Mensch sendet.
- Steuer- oder Rechtsberatung, etwa zu Arbeitsschutzpflichten.
Häufige Fragen aus der Gebäudereinigung
Wie melden sich Reinigungskräfte ohne E-Mail-Adresse an?
Reinigungskräfte bekommen einen Einsatz-Zugang statt eines normalen Zugangs: Der Inhaber legt die Person mit Name, PIN und Sprache an. Vor Ort meldet sie sich im Einsatz-Modus mit dem achtstelligen Betriebscode, ihrem Namen und der PIN an; den Betriebscode gibt es auch als QR-Code zum Drucken. E-Mail-Adresse und Passwort braucht niemand. Geht ein Handy verloren, sperrt der Inhaber den Zugang und meldet alle Geräte ab.
Funktioniert der Einsatz-Modus ohne Netz?
Ja. Abgehakte Räume, Notizen, Fotos und Meldungen warten auf dem Gerät, wenn im Keller oder in der Tiefgarage kein Netz ist, und werden übertragen, sobald es wieder da ist. Die Kopfzeile zeigt, wie viele Änderungen noch warten. Der Start per QR-Code am Objekt funktioniert offline ebenfalls.
Was kostet die Plattform für einen Reinigungsbetrieb?
Starter kostet 89 € netto im Monat mit 2 Zugängen und 2 Einsatz-Zugängen, Plus 159 € mit 5 Zugängen und 5 Einsatz-Zugängen, Pro 399 € mit 10 Zugängen und 15 Einsatz-Zugängen. Jeder weitere Zugang fürs Büro kostet 19 €, 15 € bzw. 12 €, jeder weitere Einsatz-Zugang 5 € in Starter und 4 € in Plus und Pro. Alle Pakete sind monatlich kündbar; die Testphase läuft 30 Tage mit einem Zugang und einem Einsatz-Zugang, ohne Zahlungsdaten.
Sieht der Kunde die Fotos aus dem Einsatz?
Nur, wenn Sie es am Objekt erlauben. Standard ist nein: Fotos bleiben dann intern im Bericht und in der Ablage. Erlaubt der Auftraggeber Fotos, erscheinen sie im Kundenbericht, den Sie vor dem Senden prüfen und bei dem Sie einzelne Einträge ausschalten können.
Kann Okto die Einsätze planen?
Okto liest Objekte, Einsatzkräfte und Planung und legt einen Vorschlag als Karte in den Chat, zum Beispiel einen Einsatz für morgen oder eine Serie für jeden Montag und Donnerstag. Er nennt Doppelbelegungen und bestehende Serien. Eingeplant wird erst, wenn Inhaber oder Büro die Karte bestätigen. Einsatzkräfte, PIN, Betriebscode und Alarmcode bleiben Ihnen vorbehalten.
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