Der Ordnerschrank, der Downloads-Ordner, das Postfach: In den meisten Betrieben liegt dasselbe Dokument an drei Orten — und im entscheidenden Moment findet man keins davon. Ihr virtueller Büroleiter baut Ihnen ein digitales Dokumentenarchiv nach dem Paperless-Prinzip auf und hält es ab dann aktuell.
Eingehende Post, Scans und Dateien werden erfasst, per Texterkennung durchsuchbar gemacht, einheitlich benannt und verschlagwortet: Lieferant, Jahr, Dokumenttyp, Projekt. Aufbewahrungsfristen werden hinterlegt, Versionen nachgehalten, Zugriffe geregelt. Die Ablage liegt DSGVO-konform auf Servern in Deutschland.
Der Unterschied zeigt sich im Alltag: Die Frage „Wo ist der Wartungsvertrag von 2023?" kostet fünf Sekunden Suche statt einer halben Stunde Wühlen. Auch Steuerprüfung oder Bankgespräch verlieren ihren Schrecken, wenn jedes Dokument belegbar an seinem Platz ist. Unverbindlich anfragen — die Erstdigitalisierung planen wir gemeinsam.