Der Ordnerschrank, der Downloads-Ordner, das Postfach: In vielen Betrieben liegt dasselbe Dokument an drei Orten, und im entscheidenden Moment findet man keins davon. Die Ablage von mein-angestellter.de gibt jedem Dokument einen festen Platz, auf den das ganze Team zugreift.
Die Ordnerstruktur für Ihre Branche steht ab dem ersten Tag, jedes Objekt bekommt seinen eigenen Ordner. Dateien laden Sie hoch, auch ganze Ordner auf einmal, oder übernehmen Anhänge direkt aus dem Postfach; den Text aus PDFs, Word- und Excel-Dateien liest die Plattform selbst aus, sodass Sie per Volltextsuche finden, was Sie brauchen. Neue Fassungen einer Datei werden als Version gespeichert, Aufbewahrungsfristen hängen am Ordner, Gelöschtes liegt 30 Tage im Papierkorb, und Bilder, PDFs und Videos sehen Sie direkt im Browser an. Okto legt auf Zuruf Ordner und Dokumente an, benennt und verschiebt Dateien. Die Ablage liegt auf Servern in Deutschland.
Eine Grenze nennen wir offen: Fotos und eingescannte PDFs ohne Textebene lassen sich ablegen und öffnen, in der Volltextsuche tauchen sie aber noch nicht auf. Geben Sie Okto einen solchen Scan mit, liest er ihn trotzdem. Für alles andere gilt: Die Frage „Wo ist der Wartungsvertrag von 2023?“ beantwortet die Suche statt langem Wühlen. Testen Sie die Ablage kostenlos oder fragen Sie unverbindlich an.