Ihr KI-Mitarbeiter für die Hausverwaltung
Eigentümer, Mieter, Beiräte und Handwerker schreiben Ihnen jeden Tag. Okto fasst zusammen, macht aus Schadensmeldungen Abläufe mit Fristen, bereitet Versammlungen und Antworten vor und hält je Objekt die Unterlagen zusammen. Entschieden und versendet wird von Ihnen.
Was erledigt Okto in einer Hausverwaltung?
Vier Beispiele aus WEG- und Mietverwaltung, so wie die Plattform sie heute abbildet.
Schadensmeldung: Wasserfleck im dritten Stock
Eine Mieterin schickt ein Foto per E-Mail. Okto erkennt die Meldung, und mit „Ablauf anlegen“ steht die Vorlage „Schadensmeldung bearbeiten“: Eingang bestätigen, Schaden vor Ort prüfen, Versicherung und Eigentümer informieren, Handwerksbetrieb beauftragen, Reparatur abnehmen und Rechnung prüfen, Melder informieren. Jeder Schritt hat eine Frist und einen Zuständigen; das Foto liegt beim Objekt.
E-Mail → Ablauf → Handwerker → Ablage
Mieterwechsel ohne Lücke
Von der Kündigung bis zur Übergabe an den neuen Mieter führt die Vorlage „Mieterwechsel“ in sieben Schritten: Kündigung bestätigen, Vorabnahme, Neuvermietung vorbereiten, Mietvertrag, Übergabe beim Auszug, Arbeiten beauftragen, Übergabe beim Einzug. Das Wohnungsübergabeprotokoll aus den Vorlagen füllen Sie unterwegs mit Zählerständen und Schlüsseln aus, lassen unterschreiben und legen es als PDF im Objektordner ab.
Kündigung → Ablauf → Protokoll → Ablage
Eigentümerversammlung vorbereiten
Termin mit dem Beirat, Tagesordnung und Beschlussvorschläge, Unterlagen wie Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan, Einladung mit Frist, Versammlung, Protokoll, Beschlüsse umsetzen: Die Vorlage legt die Schritte mit Abständen an, der Kalender zeigt die Einladungsfrist. Einladung und Protokoll entwirft Okto als Text, den Sie fertigstellen; die Checkliste Eigentümerversammlung liegt bei den Vorlagen.
Termin → Ablauf → Einladung → Protokoll
Verwaltervergütung und Sonderleistungen abrechnen
Rechnungen für WEG- oder Mietverwaltung je Einheit und Monat, für Wohnungsübergaben oder außerordentliche Versammlungen kommen aus dem Leistungskatalog, mit Ihren Preisen und Ihrem Belegdesign. Beim Festschreiben wird jede Rechnung zur E-Rechnung; Zahlungserinnerungen und Mahnstufen laufen in der Plattform, und Handwerkerrechnungen liest Okto als Eingangsrechnung aus.
Katalog → Rechnung → E-Rechnung → Bankabgleich
Welches Startpaket bekommt eine Hausverwaltung?
Beim Start wählen Sie den Chip „Immobilien“. Weil ein Makler andere Unterlagen braucht als eine Hausverwaltung, fragt Okto nach: Immobilienmakler, Hausverwaltung, Bauträger & Projektentwicklung oder Bestandshalter & Vermietung, jede Antwort ist ein eigenes Paket. Diese Seite beschreibt das Paket Hausverwaltung für WEG- und Mietverwaltung.
Ordner der Ablage
Unternehmen (Registerauszüge, Website-Check, Verfahrensdokumentation, Verträge), Objekte mit einem Unterordner je verwaltetem Objekt für Pläne, Wartungsverträge, Versicherungen und Fotos, Angebote & Aufträge für Verwalterverträge und Sonderleistungen, Finanzen mit Ausgangs- und Eingangsrechnungen je Jahr und Belege & Quittungen, Eigentümer & Beiräte, Mieter & Mietverträge, Nebenkosten je Objekt und Jahr, Instandhaltung & Wartung, Personal (nicht für Objektleiter) und Vorlagen.
Startdateien und Leistungskatalog
Wohnungsübergabeprotokoll, Schadensmeldung (Mängelanzeige) und Checkliste Eigentümerversammlung liegen im Ordner Vorlagen; das Firmenprofil schreibt Okto. Der Leistungskatalog startet mit WEG-Verwaltung je Einheit und Monat, Mietverwaltung je Einheit und Monat, Sonderleistung nach Aufwand, außerordentlicher Eigentümerversammlung und Wohnungsübergabe; die Preise tragen Sie selbst ein.
Abläufe als Vorlage
Mieterwechsel, Schadensmeldung bearbeiten und Eigentümerversammlung vorbereiten, jeweils an ein Objekt gebunden, dazu die allgemeinen Vorlagen Kunden-Onboarding, Angebot nachfassen, Dokumenten-Freigabe und Monatsabschluss Buchhaltung. Der Dialog hängt den Objektnamen an den Ablauf, etwa „Mieterwechsel · Lindenstraße 4“.
Rollen im Betrieb
Der Inhaber verwaltet Paket und Team und sieht alles. Das Büro bearbeitet Meldungen, Verträge, Rechnungen und Ablage. Objektleiter oder Hausmeister sehen ihre Objekte und Schritte, nicht die Personalakten. Starter enthält 2 Zugänge, Plus 5, Pro 10; jeder weitere kostet 19 €, 15 € bzw. 12 € im Monat.
Skills, die in der Hausverwaltung am meisten bringen
An jedem Skill steht, was heute verfügbar ist und was noch nicht. Alle 31 Skills finden Sie bei den virtuellen Angestellten.
Virtueller Büroleiter
Vertragsmanagement
Verwalter-, Miet- und Wartungsverträge mit Laufzeiten und Kündigungsfristen im Blick.
Virtueller Büroleiter
Fristen & Termine
Einladungsfristen, Übergabetermine und Wartungen im Kalender und im Cockpit.
Virtueller Büroleiter
E-Mail-Postfach & Antwortentwürfe
Meldungen von Mietern und Eigentümern zusammenfassen, Antworten entwerfen, Abläufe planen.
Rechts-Assistent
Forderungsmanagement
Offene Posten, Zahlungserinnerungen und Mahnstufen, keine Rechtsberatung.
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Gemacht für Betriebe, in denen …
- Verwaltungen mit wenigen Köpfen und vielen Objekten, in denen Meldungen per E-Mail, Telefon und Brief eintreffen.
- Eigentümer und Mieter eine Antwort erwarten, bevor der Handwerker da war.
- Protokolle, Verträge und Belege je Objekt auffindbar sein müssen, auch nach Jahren.
- Die Verwalterin oder der Verwalter das letzte Wort behält, bevor etwas rausgeht.
Nicht gedacht als …
- Ersatz für WEG-Software mit Nebenkostenabrechnung, Wirtschaftsplan und Hausgeldkonten: Belege, Zählerstände und fertige Abrechnungen liegen je Objekt und Jahr im Ordner Nebenkosten, gerechnet wird dort nicht.
- Rechtsberatung zu Mietrecht oder WEG-Recht.
- Automatische Antworten an Mieter oder Eigentümer: Okto entwirft, ein Mensch sendet.
Häufige Fragen aus der Hausverwaltung
Rechnet die Plattform die Nebenkosten ab?
Nein. Die Betriebs- und Heizkostenabrechnung bleibt in Ihrer Abrechnungssoftware oder bei Ihrem Dienstleister. Die Plattform hält je Objekt und Jahr die Belege, Zählerstände und fertigen Abrechnungen im Ordner Nebenkosten, mit Aufbewahrungsfrist, und führt Rückfragen von Mietern dazu als Ablauf mit Frist.
Wie behalte ich Schadensmeldungen aus E-Mails im Blick?
Aus einer E-Mail legt Okto auf Ihren Klick den Ablauf „Schadensmeldung bearbeiten“ an, mit Schritten, Fristen und Zuständigen. Überfällige Schritte leuchten rot, das Cockpit zeigt morgens, was dran ist, und der Handwerkertermin steht im Kalender. Die Antwort an den Melder entwirft Okto, gesendet wird von Ihnen.
Was kostet die Plattform für eine Hausverwaltung?
Starter kostet 89 € netto im Monat mit 2 Zugängen, Plus 159 € mit 5 Zugängen, Pro 399 € mit 10 Zugängen; jeder weitere Zugang kostet 19 €, 15 € bzw. 12 € im Monat. Alle Pakete sind monatlich kündbar, die Testphase läuft 30 Tage ohne Zahlungsdaten und endet von selbst. Die Ablage umfasst 5 GB in Starter, 50 GB in Plus und 200 GB in Pro; Zusatzspeicher gibt es mit 50 GB für 9 € und 250 GB für 29 € im Monat.
Ich bin Makler oder Bestandshalter. Gibt es auch ein Paket für mich?
Ja. Hinter dem Chip „Immobilien“ stehen vier Pakete: Immobilienmakler für Exposés, Interessenten, Besichtigungen und Notartermine, Hausverwaltung für WEG- und Mietverwaltung, Bauträger & Projektentwicklung für Grundstück, Baurecht, Bau und Verkauf von Einheiten sowie Bestandshalter & Vermietung für eigene Objekte mit Mietverträgen, Nebenkosten, Instandhaltung und Finanzierung. Okto fragt beim Start, welches passt.
Was sehen Eigentümer und Mieter von der Plattform?
Eigentümer und Mieter haben keinen eigenen Zugang. Sie bekommen, was Sie versenden oder freigeben: E-Mails, Protokolle, Rechnungen. Website, Plattform, Datenbank und Ablage liegen bei einem Anbieter in Deutschland. Ab Werk werden vor jeder KI-Anfrage in Texten E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBANs und Anschriften durch Platzhalter ersetzt, soweit sie automatisch erkannt werden; Scans, Fotos und Belege, die Okto auslesen soll, gehen unverändert an die KI. Für KI-Anfragen arbeitet der Anbieter mit KI-Anbietern zusammen, auch mit Sitz in den USA. Den Auftragsverarbeitungsvertrag schließen Sie direkt beim Start ab; Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.
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30 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten, endet automatisch.