Ihr KI-Mitarbeiter für Beratung und Coaching
Erstgespräch, Angebot, Workshop, Protokoll, Abschlussbericht, Rechnung: Jedes Mandat hat denselben Papierkram. Okto fasst Anfragen zusammen, führt Mandate und Workshops als Ablauf mit Fristen, entwirft Protokolle und Berichte aus Ihren Notizen und setzt Angebote und Rechnungen auf. Fertiggestellt und versendet wird von Ihnen.
Was erledigt Okto in einer Beratung?
Vier Beispiele aus Unternehmensberatung, Coaching und Training, so wie die Plattform sie heute abbildet.
Anfrage wird zum Mandat
Eine Geschäftsführerin fragt per E-Mail nach Begleitung bei der Nachfolge. Okto fasst zusammen, worum es geht, und legt auf Ihren Klick die Vorlage „Beratungsmandat starten“ an: Erstgespräch mit der Vorlage „Auftragsklärung & Erstgespräch“, Angebot, Auftragsbestätigung ablegen, Unterlagen anfordern, Kickoff vorbereiten und durchführen. Das Angebot entsteht aus dem Katalog mit Beratungsstunde, Beratungstag oder Coaching-Sitzung.
E-Mail → Ablauf → Angebot → Kickoff
Workshop vorbereiten und nachbereiten
Ziele und Teilnehmer klären, Agenda und Methoden, Raum und Technik, Einladung und Unterlagen, Workshop, Protokoll senden, Maßnahmen nachhalten: Die Vorlage legt sieben Schritte mit Abständen an. Fotos der Flipcharts hängen Sie am Schritt an; aus Ihren Stichworten entwirft Okto das Workshop-Protokoll nach der Vorlage, Sie prüfen und senden.
Ablauf → Workshop → Protokoll → Ablage
Abschlussbericht und Schlussrechnung
„Abschlussbericht übergeben“ sammelt Ergebnisse, entwirft den Bericht nach der Vorlage, prüft intern, plant das Abschlussgespräch, legt die Endfassung ab, stellt die Schlussrechnung und holt die Rückmeldung des Kunden ein. Die Endfassung liegt im Ordner Berichte & Ergebnisse mit Aufbewahrungsfrist; die Rechnung wird beim Festschreiben zur E-Rechnung.
Ablauf → Bericht → Rechnung → E-Rechnung
Reisekosten und Belege nach dem Beratungstag
Bahnticket, Hotel und Taxi fotografieren Sie mit dem Handy; Okto liest Betrag, Datum und Lieferant aus, Sie prüfen und kontieren vor. Der Bankabgleich per hochgeladenem Kontoauszug ordnet Zahlungen zu, und der DATEV-Export geht an Ihre Kanzlei. Die Reisezeit rechnen Sie als Katalogposition ab.
Foto → Beleg → Bankabgleich → DATEV
Welches Startpaket bekommt eine Beratung?
Beim Start wählen Sie den Chip „Beratung & Coaching“ oder tippen ein, was Sie tun, etwa Unternehmensberatung, Coaching, Seminare oder Interim-Management. Okto legt die Ablage für Beratung und Coaching an. Alles ist ein Entwurf, den Sie auf Zuruf umbauen lassen.
Ordner der Ablage
Unternehmen (Registerauszüge, Website-Check, Verfahrensdokumentation, Verträge), Mandate & Projekte mit einem Unterordner je Mandat oder Kunde für Auftragsklärung, Arbeitsstände und Ergebnisse, Angebote & Aufträge, Finanzen mit Ausgangs- und Eingangsrechnungen je Jahr und Belege & Quittungen, Workshops & Trainings für Agenden, Teilnehmerlisten, Handouts und Fotoprotokolle, Berichte & Ergebnisse, Methoden & Wissen für eigene Checklisten, Foliensätze und Fachartikel, Personal (für Mitarbeiterkonten nicht sichtbar) und Vorlagen.
Startdateien und Leistungskatalog
Auftragsklärung & Erstgespräch, Workshop-Protokoll und Abschlussbericht liegen im Ordner Vorlagen; das Firmenprofil schreibt Okto. Der Leistungskatalog startet mit Beratung je Stunde, Beratungstag, Workshop / Training je Tag, Coaching-Sitzung (60 Minuten) und Reisezeit; die Preise tragen Sie selbst ein.
Abläufe als Vorlage
Beratungsmandat starten, Workshop vorbereiten und nachbereiten sowie Abschlussbericht übergeben, dazu die allgemeinen Vorlagen Kunden-Onboarding, Angebot nachfassen, Dokumenten-Freigabe und Monatsabschluss Buchhaltung. Jede Vorlage bringt Schritte mit Fristen mit, die Sie je Mandat anpassen.
Rollen im Betrieb
Viele Beratungen starten mit einer Person: Der Inhaber ist dann Büro und Berater zugleich und sieht alles. Wächst das Team, bekommt die Assistenz einen Büro-Zugang für Angebote, Rechnungen und Ablage; Mitarbeiterkonten sehen ihre Mandate und Schritte, nicht die Personalakten. Starter enthält 2 Zugänge, Plus 5, Pro 10; jeder weitere kostet 19 €, 15 € bzw. 12 € im Monat.
Skills, die in der Beratung am meisten bringen
An jedem Skill steht, was heute verfügbar ist und was noch nicht. Alle 31 Skills finden Sie bei den virtuellen Angestellten.
Virtueller Analyst
Markt- & Wettbewerbsrecherche
Okto recherchiert auf Zuruf im Web und fasst zusammen, auf Wunsch als PDF in der Ablage: heute verfügbar.
Virtueller Buchhalter
Belegerfassung & Ablage
Reisekosten und Eingangsrechnungen als Foto, Okto liest aus, Sie kontieren vor.
Vertrieb & Marketing
Angebote & Nachfassen
Angebote aus dem Katalog, Nachfassen als Ablauf mit Frist: heute verfügbar.
Virtueller Büroleiter
Fristen & Termine
Workshops, Abgabetermine und Wiedervorlagen im Kalender und im Cockpit.
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Gemacht für Betriebe, in denen …
- Beraterinnen, Coaches und Trainer, die allein oder mit einer kleinen Assistenz arbeiten.
- Mandate und Workshops nachweisbar dokumentiert sein sollen, vom Erstgespräch bis zum Bericht.
- Belege und Reisekosten heute im Rucksack und im Postfach liegen.
- Der Bericht in Ihrer Sprache bleiben soll, mit Okto als Entwurf.
Nicht gedacht als …
- Ersatz für Terminbuchung durch Kunden oder für Videokonferenzen; die Online-Terminbuchung ist in Planung.
- Rechts- oder Steuerberatung, etwa zur Abgrenzung von Honoraren.
- Automatische Antworten an Kunden: Okto entwirft, Sie senden.
Häufige Fragen aus der Beratung
Kann Okto aus meinen Notizen einen Bericht schreiben?
Ja, als Entwurf. Sie geben Okto Ihre Stichworte oder Fotos der Flipcharts mit und nennen die Vorlage, etwa das Workshop-Protokoll oder den Abschlussbericht. Den Entwurf prüfen und ergänzen Sie; was Okto schreibt, ist als KI-Ergebnis gekennzeichnet, und versendet wird nur, was Sie freigeben.
Wie behalte ich bei mehreren Mandaten den Überblick?
Jedes Mandat ist ein Ablauf mit Schritten, Fristen und Zuständigen und hat seinen Ordner unter Mandate & Projekte. Das Cockpit zeigt morgens, welche Schritte heute dran sind und welche Rechnungen offen sind; überfällige Schritte leuchten rot. Termine und Workshops stehen im Kalender.
Was kostet die Plattform für eine Beratung?
Starter kostet 89 € netto im Monat mit 2 Zugängen, Plus 159 € mit 5 Zugängen, Pro 399 € mit 10 Zugängen; jeder weitere Zugang kostet 19 €, 15 € bzw. 12 € im Monat. Alle Pakete sind monatlich kündbar, die Testphase läuft 30 Tage ohne Zahlungsdaten und endet von selbst. Für eine Person reicht oft Starter mit 2 Zugängen. Energie, die Arbeitszeit von Okto, ist enthalten: 890 Energie im Monat in Starter, 1.749 in Plus und 4.589 in Pro; was nicht verbraucht wird, bleibt im Guthaben.
Bleiben die Unterlagen meiner Mandanten vertraulich?
Mandatsordner sehen nur die Rollen, die Sie dafür freigeben; jede Änderung steht im Verlauf. Website, Plattform, Datenbank und Ablage liegen bei einem Anbieter in Deutschland. Ab Werk werden vor jeder KI-Anfrage in Texten E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBANs und Anschriften durch Platzhalter ersetzt, soweit sie automatisch erkannt werden; Scans, Fotos und Belege, die Okto auslesen soll, gehen unverändert an die KI. Für KI-Anfragen arbeitet der Anbieter mit KI-Anbietern zusammen, auch mit Sitz in den USA. Den Auftragsverarbeitungsvertrag schließen Sie direkt beim Start ab; Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.
Hilft Okto bei der Recherche für ein Mandat?
Ja. Der Skill Markt- & Wettbewerbsrecherche ist heute verfügbar: Okto recherchiert auf Zuruf im Web zu Preisen, Anbietern, Leistungsumfängen und Trends und fasst das Ergebnis übersichtlich zusammen, auf Wunsch als PDF in Ihrer Ablage. Wichtige Zahlen prüfen Sie an der Quelle, bevor Sie darauf bauen.
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