Ihr KI-Mitarbeiter für IT-Dienstleister und Softwarehäuser
Supportanfragen, Wartungsfenster, Projektabnahmen und Lizenzverträge: Die Technik können Sie, der Papierkram dahinter kostet Abende. Okto fasst Anfragen zusammen, führt Supportfälle und Projekte als Ablauf, hält Lizenzen und Dokumentation je Kunde und setzt Rechnungen auf. Gesendet und festgeschrieben wird von Ihnen.
Was erledigt Okto in einem IT-Unternehmen?
Vier Beispiele aus Systemhaus, Softwareentwicklung und IT-Support, so wie die Plattform sie heute abbildet.
Störung per E-Mail: „Der Drucker geht nicht“
An der E-Mail fasst Okto zusammen, welches Gerät betroffen ist und wie dringend es ist, und legt auf Ihren Klick den Ablauf „Supportfall bearbeiten“ an: Anfrage bestätigen, Ursache eingrenzen, Lösung umsetzen, mit dem Kunden prüfen, dokumentieren, Aufwand abrechnen. Die Antwort an den Kunden entwirft Okto, Sie senden. Ursache und Lösung landen im Ordner Wartung & Support beim Kunden.
E-Mail → Ablauf → Lösung → Dokumentation → Rechnung
Wartungsfenster mit Ankündigung und Datensicherung
Die Vorlage „Wartungsfenster durchführen“ plant Umfang und Termin, die Ankündigung beim Kunden, die Prüfung der Datensicherung vor dem Eingriff, die Wartung selbst, Funktionsprüfung und Information des Kunden sowie das Wartungsprotokoll. Die Fristen stehen im Kalender, das Protokoll beim Kunden, und jeder im Team sieht in „Meine Schritte“, was er bis wann erledigt.
Termin → Ablauf → Ankündigung → Protokoll
Projekt vom Kickoff bis zur Abnahme
Kickoff mit der Vorlage „Projekt-Kickoff & Anforderungen“, Konzept und Zeitplan, Umsetzung mit Zwischenständen, Test mit dem Kunden, Abnahme mit Abnahmeprotokoll, Übergabe der Dokumentation, Schlussrechnung: sieben Schritte, jeder mit Frist und Zuständigem. Anforderungen, Abnahmen und Projektunterlagen liegen im Unterordner des Kunden.
Kickoff → Ablauf → Abnahme → Schlussrechnung
Wartung je Arbeitsplatz monatlich abrechnen
Wartung & Monitoring je Arbeitsplatz, Hosting & Betrieb, Support per Fernwartung oder vor Ort: Die Positionen kommen aus dem Katalog, die Rechnung duplizieren Sie aus dem Vormonat oder aus einer Vorlage. Beim Festschreiben bekommt sie eine lückenlose Nummer und wird zur E-Rechnung; Zahlungseingänge gleichen Sie per hochgeladenem Kontoauszug ab.
Katalog → Vorlage → Rechnung → Bankabgleich
Welches Startpaket bekommt ein IT-Unternehmen?
Beim Start wählen Sie den Chip „IT & Software“ oder tippen ein, was Sie tun, etwa Systemhaus, Softwareentwicklung, Webentwicklung oder Hosting. Okto legt die Ablage für ein IT-Unternehmen an. Alles ist ein Entwurf, den Sie auf Zuruf umbauen lassen.
Ordner der Ablage
Unternehmen (Registerauszüge, Website-Check, Verfahrensdokumentation, Verträge), Kundenprojekte mit einem Unterordner je Kunde, Projekt oder Standort, Angebote & Aufträge, Finanzen mit Ausgangs- und Eingangsrechnungen je Jahr und Belege & Quittungen, Wartung & Support für Wartungsprotokolle, Supportfälle und Einsatzberichte, Lizenzen & Verträge für Softwarelizenzen, Wartungs- und Supportverträge und Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung, Dokumentation für Systemdokumentation, Netzpläne und Anleitungen ohne Zugangsdaten, Personal (für Mitarbeiterkonten nicht sichtbar) und Vorlagen.
Startdateien und Leistungskatalog
Projekt-Kickoff & Anforderungen, Abnahmeprotokoll und die Checkliste Wartungs- und Supportvereinbarung liegen im Ordner Vorlagen; das Firmenprofil schreibt Okto. Der Leistungskatalog startet mit Softwareentwicklung, IT-Support (Fernwartung), IT-Service vor Ort, Anfahrtspauschale, Wartung & Monitoring je Arbeitsplatz und Hosting & Betrieb; die Preise tragen Sie selbst ein.
Abläufe als Vorlage
Projekt vom Kickoff bis zur Abnahme, Supportfall bearbeiten und Wartungsfenster durchführen, dazu die allgemeinen Vorlagen Kunden-Onboarding, Angebot nachfassen, Dokumenten-Freigabe und Monatsabschluss Buchhaltung. Fristen sind als Abstand in Tagen hinterlegt und lassen sich je Fall ändern.
Rollen im Betrieb
Der Inhaber verwaltet Paket und Team. Das Büro schreibt Angebote und Rechnungen und pflegt Kunden, Verträge und Ablage. Technikerkonten sehen ihre Kunden, Schritte und Dokumentation, nicht die Personalakten. Starter enthält 2 Zugänge, Plus 5, Pro 10; jeder weitere kostet 19 €, 15 € bzw. 12 € im Monat.
Skills, die in der IT am meisten bringen
An jedem Skill steht, was heute verfügbar ist und was noch nicht. Alle 31 Skills finden Sie bei den virtuellen Angestellten.
Virtueller Kundenservice
Support-Postfach & Antwortentwürfe
Störungen zusammenfassen, Antworten entwerfen, keine automatischen Antworten.
Virtueller Büroleiter
Vertragsmanagement
Wartungs-, Support- und Lizenzverträge mit Laufzeiten und Kündigungsfristen.
Virtueller Büroleiter
Fristen & Termine
Wartungsfenster, Lizenzverlängerungen und Projekttermine im Kalender.
Virtueller Buchhalter
Rechnungsstellung & Zahlungserinnerungen
Monatsrechnungen aus dem Katalog, Skonto, Mahnstufen, E-Rechnung.
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Gemacht für Betriebe, in denen …
- Systemhäuser, Entwicklerteams und IT-Dienstleister mit wenigen Leuten, in denen Technik und Büro dieselben Personen sind.
- Supportanfragen per E-Mail und Telefon kommen und nachweisbar erledigt sein sollen.
- Lizenzen, Verträge und Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung je Kunde auffindbar sein müssen.
- Kunden Antworten von Menschen bekommen sollen, mit Okto als Entwurf.
Nicht gedacht als …
- Ersatz für Ticketsystem, Monitoring oder Fernwartung; die Plattform führt den Supportfall als Ablauf und dokumentiert Ursache und Lösung.
- Passwortsafe: Zugangsdaten gehören nicht in die Dokumentation und nicht in Aufträge an Okto.
- Rechtsberatung zu Verträgen oder Datenschutz.
Häufige Fragen aus der IT
Ersetzt die Plattform unser Ticketsystem?
Nein. Wer ein Ticketsystem mit Reaktionszeiten und Monitoring braucht, behält es. Die Plattform ist für Betriebe, die Anfragen bisher im Postfach bearbeiten: Aus der E-Mail wird ein Ablauf mit Schritten, Fristen und Zuständigen, die Lösung wird dokumentiert und abgerechnet, und das Cockpit zeigt, was offen ist.
Darf Okto Kundensysteme oder Zugangsdaten sehen?
Nein. Okto arbeitet nur mit den Unterlagen in Ihrem Arbeitsplatz, und der Ordner Dokumentation ist ausdrücklich für Systemdokumentation, Netzpläne und Anleitungen ohne Zugangsdaten gedacht. Vor jeder KI-Anfrage werden in Texten E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBANs und Anschriften durch Platzhalter ersetzt, soweit sie automatisch erkannt werden.
Was kostet die Plattform für ein IT-Unternehmen?
Starter kostet 89 € netto im Monat mit 2 Zugängen, Plus 159 € mit 5 Zugängen, Pro 399 € mit 10 Zugängen; jeder weitere Zugang kostet 19 €, 15 € bzw. 12 € im Monat. Alle Pakete sind monatlich kündbar, die Testphase läuft 30 Tage ohne Zahlungsdaten und endet von selbst. Die Ablage umfasst 5 GB in Starter, 50 GB in Plus und 200 GB in Pro; Zusatzspeicher gibt es mit 50 GB für 9 € und 250 GB für 29 € im Monat.
Können wir Postfächer von Microsoft 365 verbinden?
Postfächer verbinden Sie per IMAP und SMTP; eine Anmeldung bei Microsoft 365 gibt es noch nicht. Verbundene Postfächer lesen und schreiben Sie in der Plattform, mit Cc, Bcc und Signatur, und an jeder E-Mail fasst Okto auf Knopfdruck zusammen oder entwirft die Antwort. Den ganzen Posteingang sortiert Okto noch nicht von selbst.
Wie entsteht eine E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber?
Beim Festschreiben wird jede Rechnung zur E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, für Behörden als XRechnung, und lässt sich direkt aus dem Beleg per E-Mail versenden. Wer noch keine E-Rechnungen ausstellen muss, schaltet den Ausgang in den Rechnungseinstellungen aus.
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30 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten, endet automatisch.