Ihr KI-Mitarbeiter für den Handwerksbetrieb
Sie stehen auf der Baustelle, Okto kümmert sich um den Papierkram dahinter: Anfragen, Angebote, Auftragsabläufe, Baustellenordner, Abnahmen und Rechnungen. Entwürfe macht Okto, festgeschrieben und versendet wird von Ihnen.
Was erledigt Okto in einem Handwerksbetrieb?
Vier Beispiele aus Elektro, Sanitär und Heizung, Maler- und Tischlerbetrieben, so wie die Plattform sie heute abbildet.
Anfrage per E-Mail wird zum Angebot
Eine Kundin fragt nach einem neuen Sicherungskasten. An der E-Mail fasst Okto auf Knopfdruck zusammen, worum es geht, und legt auf „Ablauf anlegen“ den Auftrag mit der Vorlage „Auftrag abwickeln“ vor: Besichtigung und Aufmaß, Angebot, Zusage, Material und Termin, Ausführung, Abnahme, Schlussrechnung. Das Angebot entwerfen Sie aus dem Katalog mit Meister-, Gesellen- und Helferstunde, Anfahrtspauschale und Material.
E-Mail → Ablauf → Angebot
Baustelle mit eigenem Ordner
Jedes Kundenobjekt bekommt beim Anlegen automatisch einen Unterordner unter Baustellen & Objekte. Fotos vom Fortschritt, Aufmaßblatt, Regieberichte und Pläne hängen Ihre Leute am Schritt an, auch vom Handy, und sie landen beim Objekt. Der Geselle sieht in „Meine Schritte“, was heute dran ist, mit Adresse und Unterlagen.
Objekt → Ordner → Vor Ort → Ablage
Abnahme und Schlussrechnung
Zum Schritt „Abnahme mit dem Kunden“ gehört das Abnahmeprotokoll aus den Vorlagen, unterwegs mit Unterschrift als PDF. Danach stellen Sie die Schlussrechnung aus dem Ablauf heraus, nach Aufmaß oder Regiebericht. Beim Festschreiben bekommt sie eine lückenlose Nummer und wird zur E-Rechnung, für öffentliche Auftraggeber als XRechnung, und geht per E-Mail direkt aus dem Beleg raus. Das Belegdesign wählen Sie aus fünf Standardvorlagen, darunter „Handwerk“, oder gestalten es selbst.
Abnahme → Protokoll → Rechnung → E-Rechnung
Mängelanzeige in der Gewährleistung
Meldet ein Kunde einen Mangel, erkennt Okto die Reklamation in der E-Mail und schlägt die Vorlage „Mängelanzeige bearbeiten“ vor: Eingang bestätigen, Auftrag und Abnahmeprotokoll heraussuchen, vor Ort prüfen, nachbessern, Erledigung bestätigen lassen. Was wann abgenommen wurde, liegt im Objektordner, und die Fristen stehen im Kalender.
E-Mail → Ablauf → Vor Ort → Bestätigung
Welches Startpaket bekommt ein Handwerksbetrieb?
Beim Start wählen Sie den Chip „Handwerk“ oder tippen Ihr Gewerk ein, etwa Elektriker, Heizung, Maler, Tischler oder Dachdecker. Okto legt die Ablage für einen Handwerksbetrieb an und erklärt kurz, was er für Sie tun kann. Alles ist ein Entwurf, den Sie auf Zuruf umbauen lassen.
Ordner der Ablage
Unternehmen (Registerauszüge, Website-Check, Verfahrensdokumentation, Verträge, Versicherungen), Baustellen & Objekte mit einem Unterordner je Baustelle, Angebote & Aufträge für Angebote, Auftragsbestätigungen und Nachträge, Finanzen mit Ausgangs- und Eingangsrechnungen je Jahr und Belege & Quittungen, Aufmaß & Pläne, Abnahmen & Gewährleistung, Material & Lieferanten, Arbeitsschutz & Prüfungen, Personal (nicht für Objektleiter) und Vorlagen.
Startdateien und Leistungskatalog
Aufmaßblatt, Abnahmeprotokoll und Regiebericht als Stundennachweis liegen im Ordner Vorlagen; das Firmenprofil schreibt Okto aus Ihren Angaben. Der Leistungskatalog startet mit Meisterstunde, Gesellenstunde, Helferstunde, Anfahrtspauschale, Kleinmaterial und Material nach Aufwand; die Preise tragen Sie selbst ein.
Abläufe als Vorlage
Auftrag abwickeln (sieben Schritte von der Besichtigung bis zur Schlussrechnung), Mängelanzeige bearbeiten und Material bestellen, dazu die allgemeinen Vorlagen Kunden-Onboarding, Angebot nachfassen, Dokumenten-Freigabe und Monatsabschluss Buchhaltung. Fristen sind als Abstand in Tagen hinterlegt und lassen sich je Auftrag ändern.
Rollen im Betrieb
Der Inhaber bucht das Paket, lädt das Team ein und sieht alles. Das Büro schreibt Angebote und Rechnungen und pflegt Kunden und Ablage. Objektleiter oder Vorarbeiter sehen ihre Baustellen, Schritte und Unterlagen, nicht aber die Personalakten. Starter enthält 2 Zugänge, Plus 5, Pro 10; jeder weitere kostet 19 €, 15 € bzw. 12 € im Monat.
Skills, die in dem Handwerk am meisten bringen
An jedem Skill steht, was heute verfügbar ist und was noch nicht. Alle 31 Skills finden Sie bei den virtuellen Angestellten.
Vertrieb & Marketing
Angebote & Nachfassen
Angebote aus dem Katalog, Nachfassen als Ablauf mit Frist: heute verfügbar.
Virtueller Buchhalter
Rechnungsstellung & Zahlungserinnerungen
Schlussrechnung aus dem Auftrag, Skonto, Mahnstufen, E-Rechnung.
Virtueller Buchhalter
Belegerfassung & Ablage
Lieferantenrechnungen und Quittungen als Foto, Okto liest aus, Sie kontieren vor.
Virtueller Büroleiter
Fristen & Termine
Ausführungstermine, Gewährleistungsfristen und Prüftermine im Kalender.
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Gemacht für Betriebe, in denen …
- Meisterbetriebe mit wenigen Leuten, in denen das Büro abends am Küchentisch stattfindet.
- Angebote, Abnahmen und Rechnungen heute aus Textvorlagen und Fotos auf dem Handy entstehen.
- Mängel, Nachträge und Abnahmen nachweisbar dokumentiert sein sollen.
- Der Chef entscheidet, was rausgeht, und Okto den Entwurf liefert.
Nicht gedacht als …
- Ersatz für Aufmaß-, CAD- oder Kalkulationssoftware: Aufmaß und Kalkulation machen Sie, Okto setzt das Angebot aus dem Katalog auf.
- Automatische Antworten an Kunden: Okto entwirft, ein Mensch sendet.
- Steuer- oder Rechtsberatung, etwa zur Gewährleistung.
Häufige Fragen aus dem Handwerk
Kann Okto aus einer Anfrage ein Angebot machen?
Okto fasst die Anfrage zusammen, erkennt, dass es um ein Angebot geht, und legt auf Ihren Klick den Auftrag als Ablauf an. Das Angebot selbst entwerfen Sie aus Ihrem Katalog; Okto schlägt passende Positionen vor, Preise und Mengen prüfen Sie. Versendet wird erst, wenn Sie den Beleg festschreiben.
Wie kommen Fotos von der Baustelle in die Ablage?
Ihre Leute öffnen den Schritt auf dem Handy, hängen das Foto an und haken ab. Der Anhang liegt danach beim Ablauf und im Ordner der Baustelle. Protokolle mit Unterschrift werden als PDF abgelegt, und wer später sucht, findet alles beim Objekt.
Was kostet die Plattform für einen Handwerksbetrieb?
Starter kostet 89 € netto im Monat mit 2 Zugängen, Plus 159 € mit 5 Zugängen, Pro 399 € mit 10 Zugängen; jeder weitere Zugang kostet 19 €, 15 € bzw. 12 € im Monat. Alle Pakete sind monatlich kündbar, die Testphase läuft 30 Tage ohne Zahlungsdaten und endet von selbst. Energie, die Arbeitszeit von Okto, ist enthalten: 890 Energie im Monat in Starter, 1.749 in Plus und 4.589 in Pro; was nicht verbraucht wird, bleibt im Guthaben.
Schreibt die Plattform E-Rechnungen für öffentliche Auftraggeber?
Ja. Beim Festschreiben wird jede Rechnung zur E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, für Behörden als XRechnung, und lässt sich direkt aus dem Beleg per E-Mail versenden. Wer noch keine E-Rechnungen ausstellen muss, schaltet den Ausgang in den Rechnungseinstellungen aus. Eingehende E-Rechnungen Ihrer Lieferanten werden beim Einkauf ausgelesen.
Ersetzt Okto meine Aufmaß- oder Kalkulationssoftware?
Nein. Aufmaß und Kalkulation bleiben bei Ihnen und Ihrer Fachsoftware. Die Plattform hält Aufmaßblätter und Pläne im Ordner Aufmaß & Pläne, setzt Angebot und Rechnung aus dem Katalog auf und führt den Auftrag als Ablauf mit Fristen.
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Ihr KI-Mitarbeiter fängt heute an.
30 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten, endet automatisch.