Für Praxen, Kanzleien, Handwerk, Agenturen & Gebäudereinigung

Ihr neuer Mitarbeiterfängt heute an.

Okto ist Ihr digitaler Mitarbeiter, mein-angestellter.de sein Arbeitsplatz: E-Mails, Abläufe, Ablage, Kunden und Rechnungen an einem Ort. Sie sagen Okto, was zu tun ist — er bereitet vor, schlägt vor und erledigt Routine. Das letzte Wort haben Sie.

  • Ohne Zahlungsdaten
  • Endet automatisch
  • Pakete monatlich kündbar
Okto in der App: Aus dem Auftrag „Mach ein Angebot für Meier, Treppenhausreinigung, monatlich pauschal“ entstehen ein Angebotsentwurf und ein Vorschlag für einen Ablauf.
  • Hosting in Deutschland
  • Anonymisiert vor jeder KI-Anfrage
  • Unveränderliche Belege
  • KI-Ergebnisse gekennzeichnet
  • Monatlich kündbar
Der Alltag heute

Der Betrieb läuft. Der Papierkram läuft Ihnen davon.

Sie sind gut in dem, was Sie tun. Doch zwischen Kundentermin und Feierabend wartet ein zweiter Job: Postfach, Fristen, Ablage, Rechnungen. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Das Postfach bestimmt Ihren Tag

Anfragen, Reklamationen und Rechnungen landen am selben Ort. Was nicht sofort erledigt wird, rutscht nach unten — und fällt erst auf, wenn der Kunde nachfragt.

Wer macht was bis wann?

Aufgaben stehen im Kopf, auf Zetteln und in Chats. Nachgefragt wird, wenn es schon brennt — und dann weiß keiner, wo der Stand ist.

Unterlagen an fünf Orten

Protokolle im Ordner, Rechnungen im Mail-Anhang, Verträge auf dem Desktop. Suchen kostet jeden Tag Zeit, die Ihnen fehlt.

Gutes Personal? Schwer zu finden.

Eine neue Bürokraft braucht Wochen Einarbeitung. Urlaub, Krankheit und Kündigung gehören dazu — der Papierkram bleibt trotzdem.

Stellen Sie sich vor, jemand hält Ihnen das alles vom Hals — jeden Tag, ohne Einarbeitung.

Und Sie entscheiden trotzdem selbst, was passiert. Genau dafür gibt es Okto.

Ohne Okto

  • Suchen, nachfragen, hinterhertelefonieren
  • Fristen im Kopf, Stand in Chats
  • Feierabend mit schlechtem Gefühl

Mit Okto

  • Aus jeder Anfrage ein Ablauf mit Fristen
  • Jeder sieht, was heute dran ist
  • Alles an einem Ort, alles nachvollziehbar
Die Plattform

Ein Arbeitsplatz. Alles greift ineinander.

mein-angestellter.de ist eine Plattform als Service: Sie installieren nichts und warten nichts. Wir betreiben Ihren Arbeitsplatz und entwickeln ihn weiter — im Browser und auf dem Handy, Updates inklusive. Sie zahlen einen festen Monatsbetrag.

Der Arbeitsplatz

E-Mail, Abläufe, Ablage, Kunden, Rechnungen, Kalender und Team an einem Ort — immer aktuell, ohne Installation.

Okto, der digitale Mitarbeiter

Arbeitet auf Zuruf: fasst zusammen, schlägt vor, erledigt Routine — und legt Wichtiges erst an, wenn Sie klicken. Er arbeitet mit der Energie aus Ihrem Paket.

Menschen, die entscheiden

Das letzte Wort haben Sie. Im Paket mit Kurator prüft zusätzlich ein Mensch aus unserem Team alles mit Außenwirkung.

Alles drin, was der Betrieb braucht

E-Mail

Firmen- und persönliche Postfächer an einem Ort. Auf Knopfdruck fasst Okto eine E-Mail zusammen oder entwirft eine Antwort — senden tun Sie.

Abläufe

Vorgänge mit Schritten, Fristen, Terminen und Zuständigen — Schritt für Schritt bis zum Ziel.

Okto

Fragt nach, schlägt vor, erledigt — in Alltagssprache, am Schreibtisch und unterwegs.

Ablage

Ordnerstruktur ab dem ersten Tag, ein Ordner je Objekt, Volltextsuche und Aufbewahrungsfristen.

Kunden & Objekte

Stammdaten und Einsatzorte — verknüpft mit Abläufen, Unterlagen und Belegen.

Rechnungswesen

Angebote und Rechnungen mit lückenlosen Nummern und festgeschriebenen Belegen.

Kalender

Termine und Fristen im Blick — was heute dran ist, steht auf Ihrer Übersicht.

Team & Rollen

Inhaber, Büro, Objektleiter: Jeder sieht genau das, was er für seine Arbeit braucht.

Das Zusammenspiel — ein Vorgang, fünf Stationen

  1. E-Mail

    Beschwerde kommt rein

  2. Ablauf

    4 Schritte, Fristen

  3. Vor Ort

    Schritt mit Foto erledigt

  4. Ablage

    Protokoll beim Objekt

  5. Rechnung

    abgerechnet, belegt

Ein Vorgang wandert durch den Betrieb — ohne dass etwas verloren geht oder doppelt eingetippt wird.

So arbeitet Okto mit

Weniger Handgriffe. Nichts fällt durch.

Vier Beispiele aus dem Alltag — so, wie die Plattform sie heute schon abbildet.

E-Mail → Ablauf

Aus einer E-Mail wird ein Ablauf — mit einem Klick.

Eine Reklamation, eine Angebotsanfrage, eine Lieferantenrechnung: Statt sie „später“ zu bearbeiten, klicken Sie auf „Ablauf anlegen“ — und der Entwurf steht.

  • Okto erkennt, worum es geht: Reklamation, Angebot, Kündigung, Rechnung oder Termin
  • Kunde, Beschreibung und Ziel sind vorbelegt, Anhänge wandern in die Ablage
  • Schritte mit Fristen und Zuständigen — angelegt wird erst mit Ihrem Klick
Eine Lieferantenrechnung im Postfach von mein-angestellter.de, darüber die Schaltfläche „Ablauf anlegen“.
Entwurf „Ablauf aus E-Mail“: Name, Beschreibung und Schritte mit Fristen sind vorbelegt.
Abläufe · Meine Schritte

Jeder weiß, was heute dran ist.

Ein Ablauf zeigt Schritt für Schritt, wer was bis wann erledigt. Ist ein Schritt fertig, ist der nächste dran — und was überfällig ist, leuchtet rot.

  • „Meine Schritte“ zeigt jedem seine Aufgaben — im Büro und auf dem Handy
  • Termin vor Ort und Frist in einem Schritt, auf Wunsch mit Abnahme durch Sie
  • Beteiligte, Anhänge, Kommentare und Zeitlinie an einem Platz
Ablauf „Onboarding Hausverwaltung Nord“: zwei Schritte erledigt, einer überfällig, die nächsten warten.
„Meine Schritte“ auf dem Handy: heute dran, überfällig, laufende Abläufe.
Okto

Okto schlägt vor. Sie entscheiden.

Sie schreiben Okto, was erledigt werden soll — so, wie Sie es einem Mitarbeiter sagen würden. Routine erledigt Okto selbst, Wichtiges legt er Ihnen als fertigen Vorschlag hin.

  • Auftrag in Alltagssprache: „Mach ein Angebot für Meier, Treppenhausreinigung.“
  • Vorschläge erscheinen auf Ihrer Übersicht — anlegen oder ablehnen, ein Klick
  • Was Okto erledigt, steht im Verlauf — mit „Öffnen“ und, wo möglich, „Rückgängig“
Vorschlag von Okto auf der Übersicht: Ablauf „Reklamation Treppenhaus Kastanienallee“ mit vier Schritten, dazu „Ablauf anlegen“ und „Ablehnen“.
„Was Okto heute für Sie tun kann“: drei vorbereitete Aufgaben, ein Klick entfernt.
Kunden · Ablage · Rechnungen

Alles an seinem Platz — und miteinander verknüpft.

Ein Kunde, seine Objekte, Unterlagen, Abläufe und Belege: Alles hängt zusammen. Sie finden in Sekunden, was Sie suchen — und Okto auch.

  • Kundennummern automatisch, Objekte mit Einsatzort und Intervall
  • Jedes Objekt bekommt seinen Ordner — mit Volltextsuche
  • Rechnungen mit lückenlosen Nummern, festgeschrieben und unveränderlich
Kundenakte „Bürohaus Nord GmbH“ mit Stammdaten, Objekten und verknüpften Ordnern.
Ein Tag mit Okto

So fühlt sich Entlastung an.

Kein Zukunftsversprechen, sondern ein ganz normaler Dienstag — so, wie ihn die Plattform heute schon abbildet.

  1. 07:30·Übersicht

    Sie wissen sofort, was heute zählt

    Zwei Schritte sind heute dran, eine Lieferantenrechnung wartet auf Ihre Freigabe.

  2. 08:15·E-Mail

    Eine Beschwerde kommt rein

    Ein Klick — und der Ablauf steht: prüfen, nachbessern, zurückmelden. Mit Fristen.

  3. 10:00·Unterwegs

    Ihr Objektleiter ist informiert

    Er sieht den Termin vor Ort in „Meine Schritte“ — mit Adresse und Unterlagen.

  4. 13:45·Vor Ort

    Foto hochgeladen, abgehakt

    Der nächste Schritt ist automatisch dran. Sie sehen es in der Zeitlinie.

  5. 15:30·Okto

    Okto schlägt einen Ablauf vor

    Sie haben Okto eine Kündigungs-Mail beigelegt — er hat einen Ablauf mit Fristen vorbereitet. Sie klicken — fertig.

  6. 17:00·Feierabend

    Nichts ist liegen geblieben

    Und morgen früh wissen alle, was dran ist.

Ein Ablauf auf dem Handy: Schritte mit Terminen und Zuständigen.
10:00 — der Ablauf auf dem Handy des Objektleiters
Vertrauen

Sicher, nachvollziehbar, in Ihrer Hand.

Ein digitaler Mitarbeiter ist nur so gut wie das Vertrauen, das Sie ihm schenken können. Deshalb ist jede Entscheidung sichtbar — und jede wichtige Handlung Ihre.

Hosting in Deutschland

Plattform, Ablage und Datenbank liegen auf Servern in Deutschland. Für KI-Anfragen arbeiten wir mit KI-Anbietern zusammen, auch mit Sitz in den USA.

Anonymisiert, bevor die KI arbeitet

Ab Werk werden vor jeder KI-Anfrage E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBANs und Anschriften durch Platzhalter ersetzt, bekannte Kontaktnamen durch Kundennummern — soweit sie automatisch erkannt werden.

Unveränderliche Belege

Festgeschriebene Rechnungen lassen sich nicht mehr ändern, Nummern laufen lückenlos, Aufbewahrungsfristen automatisch mit.

Rollen & Rechte

Inhaber, Büro und Objektleiter sehen genau das, was sie für ihre Arbeit brauchen.

Alles nachvollziehbar

Jede Änderung steht im Verlauf — wer, was, wann. Auch das, was Okto getan hat.

KI klar gekennzeichnet

Was Okto erstellt, ist als KI-Ergebnis gekennzeichnet — transparent nach EU AI Act.

Der faire Vergleich ist nicht Perfektion, sondern der ermüdete Mensch am Freitagnachmittag.
Die Plattform zeigt jede eingetragene Frist, Okto wird nicht müde und fragt nach, wenn etwas unklar ist. Und wo es darauf ankommt, entscheiden Sie.

Drei Dinge bleiben immer bei Ihnen

Festschreiben

Belege werden erst mit Ihrem Klick verbindlich.

Versenden

Okto versendet nichts von sich aus — verschickt wird erst, wenn ein Mensch freigibt.

Löschen

Was weg soll, entscheiden Sie — nicht die KI.

Ihr Start

In drei Schritten zu Ihrem digitalen Mitarbeiter

Kein Projekt, keine Schulung, kein Risiko: Sie starten kostenlos und sehen in wenigen Minuten, wie Okto in Ihrem Betrieb arbeitet.

  1. 1 / 3

    Kostenlos starten

    Branche wählen, Firmendaten eintragen — Ablage, Vorlagen und Ihr Arbeitsplatz stehen sofort bereit.

  2. 2 / 3

    Postfach verbinden

    Ihr Firmenpostfach kommt dazu. Ab jetzt wird aus jeder Anfrage mit einem Klick ein Ablauf.

  3. 3 / 3

    Okto arbeitet mit — Sie entscheiden

    Geben Sie Okto Aufgaben in Alltagssprache. Im Paket mit Kurator richten wir alles gemeinsam mit Ihrem Team ein.

Passt das zu Ihrem Betrieb?

Gemacht für Betriebe, in denen …

  • Anfragen, Aufträge und Rechnungen per E-Mail kommen
  • mehrere Leute an einem Vorgang beteiligt sind — im Büro und vor Ort
  • Fristen, Unterlagen und offene Posten nicht liegen bleiben dürfen
  • Angebote und Rechnungen selbst geschrieben werden

Nicht gedacht als …

  • Steuer- oder Rechtsberatung — Okto bereitet vor, beraten tun Profis
  • Autopilot ohne Kontrolle — Wichtiges entscheiden immer Sie
  • Ersatz für Ihre Fachsoftware — Okto kümmert sich um den Papierkram drumherum
Preise

Ein fester Monatsbetrag. Energie inklusive.

Energie ist die Arbeitszeit Ihres digitalen Mitarbeiters: Wenn Okto liest, schreibt, sortiert oder einen Ablauf vorbereitet, verbraucht er Energie — sonst nicht. Jedes Paket bringt ein monatliches Kontingent mit.

Entwurf: Energie-Mengen und Energie-Container sind noch nicht verbindlich

Wie viele Personen arbeiten mit?

3 Personen

3 Zugänge inklusive, jeder weitere 20 € im Monat

Basis

Die Plattform mit Okto

600 €/ Monat · zzgl. MwSt.

3 Zugänge inklusive

2.000 Energie pro Monat inklusive*Gegenwert 200 €

  • Okto, Ihr digitaler Mitarbeiter
  • Alle Funktionen: E-Mail, Abläufe, Ablage, Kunden, Rechnungen, Kalender
  • 5 GB Ablage
30 Tage kostenlos testen
Empfohlen

Basis + Kurator

Mit persönlichem Kurator

1.200 €/ Monat · zzgl. MwSt.

3 Zugänge inklusive

5.000 Energie pro Monat inklusive*Gegenwert 500 €

  • Alles aus Basis
  • Ein Mensch prüft alles mit Außenwirkung
  • 4 Stunden Kurator-Zeit im Monat
  • Begleitete Einführung mit Ihrem Team
  • 20 GB Ablage
30 Tage kostenlos testenSo läuft die Einführung →

Die Testphase endet von selbst. Ihr Paket wählen Sie danach.

Mehr Energie? Jederzeit dazukaufen.

Ab 50 Energie für 5 € netto — bezahlt über Stripe, mit Rechnung, ohne Abonnement und ohne automatische Nachladung. Gekaufte Energie verfällt nicht.

  • 1.000 Energie

    100 €

  • 5.000 Energie

    500 €

  • 10.000 Energie

    1.000 €

1 Energie = 0,10 € zzgl. MwSt. Überall, wo Energie angezeigt wird, steht der Euro-Wert daneben.

Nichts verfällt

Der Energie-Container: Was übrig bleibt, gehört Ihnen.

Am Monatsende fließt ungenutzte Energie in Ihren Energie-Container. Sie müssen also nie Energie verbrauchen, „damit sie nicht verfällt“ — Sie nutzen sie, wenn sie Ihnen nützt.

Der Container fasst bis zu 2.000 Energie — ein Monatskontingent Ihres Pakets.*

Beispiel: Paket Basis, ein ruhiger Monat

Im Monat inklusive
2.000
Genutzt
1.400
Übrig am Monatsende
600

+600 fließen in Ihren Container

Im nächsten Monat stehen Ihnen 2.600 Energie zur Verfügung.

Selbst nutzen

Für den Monat mit viel Arbeit: Container-Energie steht zusätzlich zum Kontingent bereit.

Im Team verteilen

Geben Sie Kolleginnen, Kollegen oder Abteilungen ein eigenes Budget für ihre Aufgaben.

Übertragen & empfehlen

Übertragen Sie Energie an einen Betrieb, dem Sie mein-angestellter.de empfehlen — sobald sein Konto registriert und verifiziert ist.

Volle Kostenkontrolle

„Kosten & Ausgaben“ zeigt täglich, wofür Energie verbraucht wurde — in Energie und Euro. Keine Überraschungen am Monatsende.

„Kosten & Ausgaben“ in der App: Ausgaben heute, letzte 7 Tage, dieser Monat und Guthaben — jeweils in Energie und Euro.

Nur für Unternehmen. Preise zzgl. MwSt.; Unternehmen aus dem EU-Ausland kaufen mit USt-IdNr. ohne deutsche MwSt. (Reverse Charge). Pakete monatlich kündbar.

Entwurf: Die Energie-Mengen je Paket und die Grenze des Energie-Containers sind Vorschlagswerte und noch nicht verbindlich.

Vergleich

Rechnen Sie selbst.

Okto ersetzt keine Fachkraft. Aber er nimmt Ihnen und Ihrem Team die Routine ab, für die Sie sonst jemanden einstellen müssten.

  • Monatliche Kosten

    mein-angestellter.de: ab 600 €

    Minijob
    ~800 €
    Teilzeitkraft
    ~1.950 €
  • Einarbeitung

    mein-angestellter.de: Startklar am ersten Tag

    Minijob
    Wochen
    Teilzeitkraft
    Wochen
  • Urlaub & Krankheit

    mein-angestellter.de: Nie

    Minijob
    Ja
    Teilzeitkraft
    Ja
  • Arbeitszeit

    mein-angestellter.de: Wenn Sie ihn beauftragen

    Minijob
    Stundenweise
    Teilzeitkraft
    Halbtags
  • Mehr Arbeit als geplant

    mein-angestellter.de: Energie dazukaufen

    Minijob
    Überstunden
    Teilzeitkraft
    Überstunden
  • Kontrolle

    mein-angestellter.de: Sie entscheiden, Kurator prüft*

    Minijob
    Sie selbst
    Teilzeitkraft
    Sie selbst
  • Kündigungsfrist

    mein-angestellter.de: Monatlich

    Minijob
    4 Wochen+
    Teilzeitkraft
    Gesetzlich

*im Paket Basis + Kurator. Richtwerte 2026 inkl. Arbeitgeberanteile: Minijob an der Verdienstgrenze von 603 €, Teilzeit-Bürokraft mit 20 Wochenstunden zu 18 € brutto.

FAQ

Kurz beantwortet.

Eine Plattform als Service für kleine Betriebe: Ihr digitaler Arbeitsplatz mit E-Mail, Abläufen, Ablage, Kunden, Rechnungen und Kalender — und mit Okto, dem digitalen Mitarbeiter, der darin mitarbeitet. Sie installieren nichts: Wir betreiben die Plattform und entwickeln sie weiter. Sie zahlen einen festen Monatsbetrag, in dem ein Energie-Kontingent für Okto enthalten ist.

Nein. Sie schreiben Okto, was erledigt werden soll — so, wie Sie es einem Mitarbeiter sagen würden. Beim Start stehen Ablage und Vorlagen für Ihre Branche bereit; im Paket mit Kurator begleiten wir die Einführung mit Ihrem Team persönlich.

Energie ist die Arbeitszeit von Okto. Wenn Okto eine E-Mail zusammenfasst, einen Entwurf schreibt oder einen Ablauf vorbereitet, verbraucht er Energie — sonst nicht. Beim Kauf kostet 1 Energie 0,10 € zzgl. MwSt. Jedes Paket enthält ein monatliches Kontingent, und „Kosten & Ausgaben“ zeigt täglich, wofür Energie verbraucht wurde.

Das hängt davon ab, wie viel Okto für Sie übernimmt. Die Testphase zeigt es Ihnen: 30 Tage mit 6.000 Energie, und „Kosten & Ausgaben“ zeigt auf den Tag genau, was Ihr Betrieb verbraucht. So wählen Sie Ihr Paket auf Basis echter Zahlen — und laden nur bei Bedarf auf.

Sie verfällt nicht. Am Monatsende fließt ungenutzte Energie in Ihren Energie-Container — bis zu einem Monatskontingent Ihres Pakets. Daraus nutzen Sie sie später selbst, verteilen sie im Team oder übertragen sie an einen Betrieb, dem Sie mein-angestellter.de empfehlen — sobald dessen Konto verifiziert ist.

Basis kostet 600 €, Basis + Kurator 1.200 € im Monat zzgl. MwSt. Die ersten 3 Zugänge sind inklusive, jeder weitere kostet 20 €. Jedes Paket enthält ein monatliches Energie-Kontingent; mehr Energie kaufen Sie bei Bedarf ab 5 € netto über Stripe dazu. Paket und Zugänge stehen auf einer Monatsrechnung, jede Position einzeln; für jeden Energie-Kauf erhalten Sie eine eigene Rechnung.

Die Testphase endet von selbst — kein Abo, keine Kündigung nötig, keine Zahlungsdaten hinterlegt. Okto pausiert, Ihre Ablage, Kunden und Belege bleiben erhalten. Wenn Sie weitermachen möchten, wählen Sie Ihr Paket.

Okto schlägt vor, Sie entscheiden: Abläufe legt Okto als Vorschlag vor, Angebote und Rechnungen als Entwurf, Antworten auf E-Mails als Text zum Übernehmen — festgeschrieben, versendet oder gelöscht wird nur mit Ihrem Klick. Was Okto direkt erledigt, steht im Verlauf; angelegte Aufgaben, Termine und Abläufe machen Sie dort mit einem Klick rückgängig. Im Paket mit Kurator prüft zusätzlich ein Mensch alles mit Außenwirkung.

Plattform und Ablage liegen auf Servern in Deutschland. Für KI-Anfragen arbeiten wir mit KI-Anbietern zusammen, auch mit Sitz in den USA; deshalb werden ab Werk vor jeder KI-Anfrage E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBANs und Anschriften durch Platzhalter ersetzt, bekannte Kontaktnamen durch Kundennummern — soweit sie automatisch erkannt werden. Jede Rolle sieht nur, was sie braucht, und jede Änderung steht im Verlauf. Den Auftragsverarbeitungsvertrag schließen Sie direkt beim Start ab; alle Details stehen in unserer Datenschutzerklärung.

Ja. Ihr Paket ist zum Ende jedes Abrechnungsmonats kündbar — ohne Mindestlaufzeit.

Dann sprechen Sie mit uns. Für Aufgaben, die über die Plattform hinausgehen, stellen Sie eine unverbindliche Anfrage — wir prüfen, ob und wie wir helfen können, bevor irgendetwas berechnet wird. Bei den virtuellen Angestellten steht an jedem Skill, ob er heute verfügbar, teilweise verfügbar oder noch in Planung ist.

Alle Fragen auf einer Seite →

Der nächste Monat kommt sowieso.

Die Frage ist nur, wer die Arbeit macht.

  • 30 Tage kostenlos
  • 6.000 Energie zum Testen
  • Ohne Zahlungsdaten
  • Endet automatisch

Lieber erst reden?

Hinterlassen Sie Ihre E-Mail-Adresse — wir melden uns persönlich und schauen gemeinsam auf Ihren Betrieb.

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